home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ AOL File Library: 4,101 to 4,200 / aol-file-protocol-4400-4101-to-4200.zip / AOLDLs / Business Management / FCS_ V1.5e1 Flexible Church S / FCSVER15.exe / FCS.DOC next >
Text File  |  1994-05-30  |  99KB  |  2,008 lines
  1.   Flexible Church System (FCS) By Cedric Fairweather
  2.                                   4318 Ocean Ave
  3.   Copyright 1993                  Cheyenne, WY 82001-2021
  4.                                   (307) 632-3317
  5.   A Note From the Author
  6.  
  7.      FCS is a powerful, easy-to-use, church management system that can be
  8.   customized to meet the needs of practically every church, regardless of
  9.   denomination.  For example, any place where the screen says "Deacon" can
  10.   easily be changed to say "Elder," or "Shepherd," or any other title
  11.   appropriate to your church fellowship.
  12.  
  13.      I have listened carefully to the suggestions made by many people involved
  14.   with church software.  To them I owe a special debt of gratitude.  I am also
  15.   grateful to the Rev. Ken Castania for his assistance and tireless efforts.
  16.   Many of Ken's ideas were incorporated into FCS and he thoroughly tested the
  17.   program, and edited the manual for me.  (Ken and I will provide seminars on
  18.   effective use of the church computer and my software.  Call or write for
  19.   more information.)  I am also grateful to my family for their support.
  20.   Most of all, I thank God for helping me in this endeavor and leading me
  21.   along this exciting road.
  22.  
  23.   Disclaimer
  24.  
  25.      No warranties are made as to the contents of this manual or the
  26.   accompanying software.  Although every effort has been made to insure that
  27.   the manual is accurate and the software reliable, product distributors and
  28.   the author cannot be held responsible for any damages suffered from its
  29.   use.  The user assumes all responsibilities.  Installation and/or use of
  30.   FCS implies your acceptance of this disclaimer.
  31.  
  32.      FCS is shareware, not free-ware.  If you continue to use the program for
  33.   more than 30 days, you are required to register.  If you feel you need more
  34.   time to evaluate FCS, contact me to request an extension.  Normally, I will
  35.   send a printed manual to those who contact me to aid their evaluation.  You
  36.   may distribute copies of the shareware disk to others so that they too may
  37.   evaluate FCS, however, you may not copy and distribute the printed manual.
  38.  
  39.      The Flexible Church System (FCS) was designed for the typical church
  40.   office.  This software was developed with the church secretary, treasurer,
  41.   Sunday School director, and pastor in mind.  It is the result of over five
  42.   years of research and listening to feedback from literally hundreds of
  43.   churches.  The real power of FCS is its flexibility.  It is designed to
  44.   bend with your needs.  Because the screen titles can be modified to display
  45.   the terms which you use every day, it can be used in practically any church
  46.   denomination or fellowship.
  47.  
  48.      Nevertheless, I am fully aware that development is an ongoing process.
  49.   While extremely powerful now, future versions of this software will offer
  50.   even more flexibility.  When you register FCS, part of my ongoing
  51.   commitment to your church is that I will listen attentively to all of your
  52.   feedback and ideas.  This is what made FCS the powerful church management
  53.   software that it is.
  54.  
  55.   Hardware & Software Requirements
  56.  
  57.      - An IBM PC/AT compatible computer system (386 or 486 recommended)
  58.      - A hard drive with at least 2 megabytes of free space
  59.      - At least 640K of random access memory (RAM), although 2 megabytes RAM
  60.        is recommended.  540K minimum free.
  61.      - A monitor (color is highly recommended, but not necessary)
  62.      - A printer (an additional dot matrix printer dedicated to printing
  63.        labels is recommended)
  64.      - A printer port (one for each printer recommended)
  65.      - MS-DOS Version 3.30 or greater (Recommend using Version 5 or newer)
  66.      - Although not required, a disk cache program is recommended to increase
  67.        program speed.  (MS-DOS 5.0 and 6 include a cache program called
  68.        SmartDrive, but there are many other cache programs available reported
  69.        to work better.  See your DOS manual for details on using SmartDrive.)
  70.      - The FCS program file (FCS.EXE)
  71.  
  72.   Installation
  73.  
  74.      FCS should be installed in a subdirectory on the hard drive.  Sheer
  75.   logic implores us to name it C:\FCS, but you may name the subdirectory as
  76.   you see fit.  The only files required for the program to run is the
  77.   Fcs.Exe file. This primary program builds all necessary files
  78.   if they are not present.  There are two methods of installation:
  79.  
  80.      The first method of installation applies to people who obtained the
  81.   program through a shareware distribution center or directly from me.
  82.   There will be a file called Install.Bat on these disks that will perform
  83.   the installation for you.  For example, if the distribution disk is in
  84.   drive A:, and you want to install FCS on drive C:, enter
  85.  
  86.        A:INSTALL A: C:
  87.  
  88.      To install from drive B: to hard drive D:, simply enter
  89.  
  90.        B:INSTALL B: D:
  91.  
  92.      The second method requires that you be somewhat familiar with MS-DOS
  93.   commands.  Those who download the file FcsVer15.Exe from a bulletin board
  94.   would use this method.  Simply create a subdirectory called \FCS and
  95.   copy the FcsVer15.Exe file into it.  (Again, you may name the subdirectory
  96.   anything you wish.)  For example, if the FcsVer1.Exe file was downloaded
  97.   to a disk in drive A:, and you want to install FCS on drive C:, then
  98.   follow these steps from the C> prompt:
  99.  
  100.        MD C:\FCS
  101.        CD C:\FCS
  102.        COPY A:\FCSVER15.EXE C:\FCS
  103.        FCSVER15
  104.        DEL FCSVER15.EXE
  105.        FCS
  106.  
  107.      When you run this program it will expand (create) all the files needed
  108.   to run FCS.  When it is finished, you should delete the FcsVer15.Exe file
  109.   from your hard drive--not your original disk--to free up disk space.
  110.  
  111.      During the start up, FCS will automatically check your Config.Sys file
  112.   to insure it contains an environment setting.  If it does not, FCS will ask
  113.   you for permission to adjust it.  Letting FCS adjust this settings is
  114.   recommended; however, if you wish to do this yourself, be certain that your
  115.   Config.Sys file contains the following statement:   FILES=60
  116.  
  117.      Your AUTOEXEC.BAT file should also contain an environment statement.
  118.   Please make sure it contains:  SET CLIPPER=F:41
  119.  
  120.      Be sure to reboot your computer.  FCS will reboot automatically if you
  121.   allowed it to make these changes for you.
  122.  
  123.   Starting FCS
  124.  
  125.   From the subdirectory in which you installed FCS,
  126.  
  127.                         FCS             <Enter>
  128.  
  129.      The main menu screen   will appear in a few seconds.  If FCS had to
  130.   create any additional files,  you will need to wait until this process
  131.   is complete.
  132.  
  133.      If you want the dates to appear as "DD/MM/YYYY", start FCS with the
  134.   following parameter:
  135.                         FCS FRENCH      <Enter>
  136.  
  137.      As you look across the top of the main menu screen, you will notice
  138.   several menu options:  Family, Attendance, Reports, Tools, and Exit.  Use
  139.   the left and right arrow keys to move from one main menu option to another.
  140.   If you press the right arrow key when the Exit Menu is highlighted, you
  141.   will "wrap-around" to the Family Menu selection. Some of these main menu
  142.   options have several other "sub-options" which can be selected by using the
  143.   up and down arrow keys; they "wrap-around" from bottom to top.  These main
  144.   menu options represent the various areas or modules of FCS.  In addition,
  145.   there are several sub-modules.  The remainder of this manual is designed to
  146.   give you a detailed explanation of each of these modules.  We begin at the
  147.   beginning.
  148.  
  149.   The Family Menu    (The core of FCS)
  150.  
  151.      Under the "Family" menu, there are three options:
  152.  
  153.      Family/Person/Contributions
  154.      Delete All Contributions
  155.      Delete Contributions By Date
  156.  
  157.   Highlight the first option and press the <Enter> key.
  158.  
  159.      You now see a three-part screen.  The upper part contains information
  160.   pertinent to the entire family:  address, city, state, etc.  This same data
  161.   is displayed in the lower portion of the screen in a columnar format (a
  162.   helpful feature at times).  The left and right arrow keys will scroll
  163.   through the different columns.  The middle portion of the screen can
  164.   display three different "sets" of data.  True to the name--"flexible"--you
  165.   can decide which of the three sets of data will be displayed.
  166.  
  167.   1. Unless the program has been modified, the middle portion displays
  168.   important information about individuals who live at the address shown in
  169.   the upper portion.  Specifically, you will see the name, the birthday,
  170.   the anniversary, and several other often needed items of information.
  171.   This is called the "persons" mode.
  172.  
  173.   2. FCS includes a mini word processor that allows you to write notes about
  174.   each family or about individuals in the family.  Although you can read
  175.   and edit a particular note any time, there may be occasions when you
  176.   wish to browse through all of your notes as you scroll from family to
  177.   family.  The middle portion of the screen can be set to display the notes
  178.   you have written about the families in your database.  This is the "notes"
  179.   mode.
  180.  
  181.   3. Finally, the columns that appear in the lower portion of the screen can
  182.   be extended to encompass the middle portion of the screen.  This is called
  183.   the "big browse" mode.
  184.  
  185.      Notice the field name titles such as "Deacon" and "Birthday."  These and
  186.   several others are user definable titles.  This means you can change the
  187.   titles to words that are more appropriate for your denomination.  You can
  188.   replace an unwanted title with "dots/periods" if you do not have a
  189.   replacement title.  The Tools customize sub-options make changing titles
  190.   very easy.  (See the Tools Menu discussion for more details.)
  191.  
  192.      Across the bottom of the screen you will see a help line listing the
  193.   function keys that are available to you.  This line is there as a reminder.
  194.   You can obtain a more detailed description of each function key's purpose
  195.   by pressing the <F1> key.  As with most other screens, you can exit the
  196.   help function, by pressing <F10> or <Esc>.
  197.  
  198.   Summary of Function Keys
  199.  
  200.   <F1>   Displays the "help" screen.
  201.  
  202.   <F2>   Allows addition of a new family or person to an existing family.
  203.  
  204.   <F3>   Edits the currently displayed family individual within the family.
  205.  
  206.   <F4>   Deletes the family and all individuals assigned to the family.  To
  207.   delete only one person in the family, press <F3>, select "Person,"
  208.   and then select the individual you wish to delete.  Notice that the
  209.   <F4> command option is available from this screen. <F5>   Allows you to
  210.   create and edit notes.  Although you can write notes about a particular
  211.   person, the notes are attached to the family, FCS stores what you have
  212.   written as a note about the entire household.  Access to the notes
  213.   can be password protected.  <F6> Finds any word, or any part of a word,
  214.   contained within the family area.  If you enter a number, FCS will
  215.   assume that you are trying to find an individual's person/envelope
  216.   number.  If you are using the "notes" mode, the search will include notes.
  217.  
  218.   <F7>   Allows you to send a "form letter" to the currently selected family
  219.   or to individuals within it.  In addition, this is the gateway to adding
  220.   and editing form letters or "templates."  This merger ability is an
  221.   extremely powerful feature of FCS.
  222.  
  223.   <F8>   Initiates various printing options.  You can print a label or a
  224.   summary sheet of all the family information.  This information can be sent
  225.   to the printer or to a file.  (See the Printer Set-Up SubModule and Label
  226.   Set-Up Sub-Module discussions for more details.)
  227.  
  228.   <F9>   Allows you to choose from several index options.  (An "index" is an
  229.   arrangement or sorting order.)  You can arrange your database in five
  230.   different ways:
  231.  
  232.          1. Alphabetically By Last Name
  233.          2. By Zip Code or Postal Order
  234.          3. With No Index (in the exact order as you entered them)
  235.          4. Displaying only those who appear on Mail List 1 (by last name)
  236.          5. Concealing all those who appear on Mail List 4 (by last name)
  237.  
  238.          Note: If you use #4 or #5 and load new families, please remember
  239.                that the family data can "disappear" upon pressing F10.
  240.                The data has been saved but is hidden due to the mail list(s)
  241.                you assigned to the family.  For example, if you are using
  242.                index #5 and assign mail list 4 to the family, the family
  243.                dissapears upon pressing F10.
  244.  
  245.   <F10>  Saves and exits
  246.  
  247.   <Esc>  Aborts and exits.
  248.  
  249.   Summary of Miscellaneous Editing Keys
  250.  
  251.      A working knowledge of several other keys may greatly enhance your
  252.   ability to "move around" within FCS.
  253.  
  254.   <Del>     Deletes the character on which the flashing cursor is resting.
  255.  
  256.   <Ins>     Toggles between insert and overwrite modes.  In insert mode, the
  257.   cursor will appear as a flashing box.  When is in overwrite mode, the cursor
  258.   will appear as an underline character ("_").
  259.  
  260.   ( ---> )  The right/left arrow keys move the cursor one space to the right
  261.   ( <--- )  or left.  T
  262.  
  263.   < UpArr > The up arrow key moves the cursor to the previous data field or
  264.   to the previous family.  If editing notes, it moves to the line above the
  265.   cursor, unless you are on the first line of the note.
  266.  
  267.   < DnArr > The down arrow key moves the cursor to the next data field or to
  268.   the next family.  If editing notes, it will move to the line below the
  269.   cursor unless you are on the last line of the note.
  270.  
  271.   (Ctrl-> ) This key combination moves to the next word when editing data.
  272.   (Ctrl<- ) This key combination moves to the previous word when editing data.
  273.  
  274.   <PgUp>    Moves the browse portion of the screen up one page at a time.  If
  275.   editing notes, it will scroll to the previous page of notes, if applicable.
  276.  
  277.   <PgDn>    Moves the browse portion of the screen down one page at a time.
  278.   If editing notes, it will scroll to the next page of notes, if applicable.
  279.  
  280.   <Alt-F3>  This key combination is used to set or "tag" a particular field
  281.   for repetitive editing.  For example, suppose that six months after all your
  282.   data is entered, you decide to make some changes to the "Label Codes"
  283.   field.  The <Alt-F3> key combination can be used to teach the cursor to
  284.   go directly to that particular field by pressing <Ctrl-F3>.
  285.  
  286.   <Ctrl-F3> This key combination causes the screen to go into edit mode and
  287.   places the cursor in the field "tagged" by the <Alt-F3> command.
  288.  
  289.   <Ctrl-T>  This key combination deletes a word when editing data.
  290.  
  291.   <Ctrl-Y>  This key combination deletes the rest of a line from the cursor
  292.   position.
  293.  
  294.   <Ctrl-B>  This key combination reformats a note from the cursor to the end
  295.   of a paragraph.
  296.  
  297.   Adding/Editing Family Information:  <F2> and <F3>
  298.  
  299.      As noted earlier, the upper portion of the family information screen
  300.   contains information applicable to all members of the family.  Adding a new
  301.   family is quick and easy.  (Take note that much of the information that
  302.   follows about adding data will provide a sound foundation for editing data
  303.   as well.)
  304.  
  305.      To add a family, simply press the <F2> key.  (The <F2> key is used
  306.   throughout FCS to add new data to the system.  Similarly, the <F3> key is
  307.   used to edit data already entered.)  When you press <F2>, FCS will ask you
  308.   if you want to add a "Family", "Person", or "Contribution."  If you
  309.   highlight "Family" and press <Enter>, the cursor will move to the
  310.   "Label Name" field in the upper portion of the screen.  Let's take a look
  311.   at each field in the family information area.  If this is your first
  312.   encounter with FCS, you might wish to follow along on your computer.
  313.  
  314.   The "Label Name" Field
  315.  
  316.      Type in the name of the person just as you want it to appear on the
  317.   screen.  Do not enter commas in the "Label Name" block.  FCS will insert
  318.   a comma before storing the name in the database.  Look at the following
  319.   examples.
  320.  
  321.          Label Names Entered As:       Will Be Stored As:
  322.  
  323.          John and Betty Smith          Smith, John and Betty
  324.          Freddy Freeman                Freeman, Freddy
  325.          Ray E. Berry Jr.              Berry, Ray E Jr
  326.          Larry P Quade MD              Quade, Larry P MD
  327.          Dr Jerry Hyde                 Hyde, Jerry Dr
  328.          First Baptist Church          First Baptist Church
  329.          Bethel Christian Fellowship   Bethel Christian Fellowship
  330.  
  331.      In most cases, FCS reverses the label name so that you can search
  332.   through your database by last names in alphabetical order.  However, there
  333.   are times when you probably don't want the name reversed, e.g., the names
  334.   of churches.  For this reason, FCS will not reverse the label name if it
  335.   ends with one of the following words:  Alliance, Assembly, Baptist, Center,
  336.   Centre, Chapel, Christ, Church, Fellowship, God, Inc, Methodist,
  337.   Ministry, Ministries, Nazarene, Outreach, Parish, Presbyterian, and
  338.   Tabernacle.  (If you do have a family whose last name is "Church" or
  339.   "Parish," you should place a period (".") at the end of their name.)
  340.  
  341.      Additionally, FCS uses a special type of reversal when the last word in
  342.   the "Label Name" field   is Sr, Jr, I, II, III, IV, Jr., Sr., MD, M.D.,
  343.   DMD, D.M.D., DDS., D.D.S., or DDS.  Study the examples above to see how
  344.   they are stored.
  345.  
  346.   The "Misc Info" Field
  347.  
  348.      The "Misc Info" field should not be used for the mailing (delivery)
  349.   address under any circumstances.  It can be used as an additional address
  350.   line or for information that would not fit in the "Label Name" field.
  351.   Normally, it will be printed on the address label.
  352.  
  353.      There may be circumstances in which you want the information on the
  354.   screen, but you do not want it printed on the mailing label.  If so,
  355.   simply place an asterisk ("*") anywhere in the "Misc Info" field.  This
  356.   will cause FCS to ignore the line when printing mailing labels.
  357.  
  358.   The "Delivery Address" Field
  359.  
  360.     Use the "Delivery Address" field to enter the mailing address.
  361.  
  362.   The "City" Field
  363.  
  364.      If you installed the optional "City Look Up" disk, two files should
  365.   exist in your FCS subdirectory called City.Dat and City.Dax.  If these two
  366.   files exist, FCS will automatically look up the city, state, and zip if
  367.   you enter a zip code in the city field.  This information is then
  368.   automatically loaded into the applicable fields.  If you do not have the
  369.   "City look up" option installed, you can have FCS insert the city, state,
  370.   and zip code data from the currently highlighted family by pressing <F2>.
  371.   This feature is only active if the "City Look Up" option has NOT been
  372.   installed.
  373.  
  374.   The "ST" Field
  375.  
  376.      The "ST" field will accept any valid state abbreviation.  (If the state
  377.   and zip do not match, an error message will be displayed.)  You can also
  378.   enter a country abbreviation in the "ST" field.  For example, enter "ON"
  379.   in the "ST" field, and the words "Ontario Canada" will appear.  The
  380.   following is a list of countries currently supported.
  381.  
  382.     AG Argentina              IS Israel           SW Switzerland
  383.     AU Australia              IT Italy            TW Taiwan
  384.     BF Bahamas                JA Japan            TH Thailand
  385.     BH Bahrain                KR South Korea      TA Tunisia
  386.     BB Barbados               KW Kuwait           TU Turkey
  387.     BE Belgium                LU Luxembourg       AE United Arab Emirates
  388.     BD Bermuda                MC Macao            UK United Kingdom
  389.     BR Brazil                 MY Malaysia         UY Uruguay
  390.     CN Canada                 NL Netherlands      VE Venezuela
  391.     CH People Rep Of China    NZ New Zealand      AB Alberta Canada
  392.     CL Colombia               NO Norway           BC British Columbia Canada
  393.     CY Cyprus                 OM Oman             MB Manitoba Canada
  394.     DK Denmark                PN Panama           NB New Brunswick Canada
  395.     EG Egypt                  PY Paraguay         NS Nova Scotia Canada
  396.     EN England                PO Portugal         ON Ontario Canada
  397.     FI Finland                QA Qatar            PQ Quebec Canada
  398.     FR France                 SA Saudi Arabia     SK Saskatchewan Canada
  399.     GE Germany                SN Senegal          PI Prince Edward Isl Canada
  400.     GR Greece                 SG Singapore        NF Newfoundland Canada
  401.     HK Hong Kong              ZA South Africa     NT Northwest Terr Canada
  402.     IC Iceland                ES Spain            YT Yukon Territory Canada
  403.     EI Ireland                SE Sweden
  404.  
  405.  
  406.   The "Zip/Postal" Field
  407.  
  408.      The "Zip/Postal" field will accept characters or numbers, making FCS
  409.   useful in many countries.  If you use the Zip+4 codes and have an Epson
  410.   or IBM compatible printer, FCS will print the appropriate postal bar
  411.   codes.  (Currently, bar codes are not supported for laser printers.)  If
  412.   your church does bulk mailings, be sure to use the Zip+4 codes and set FCS
  413.   to print the bar codes.  It can save up to 20 percent on your mailing
  414.   costs and speed your mail as well.  Check with your local post office for
  415.   details.
  416.  
  417.   The "Carrier Rt" Field
  418.  
  419.      Enter carrier routes if you do large bulk mailings or if you want to
  420.   group families by areas within your city.  Again, check with your local
  421.   post office for information on bulk mailing.  (Carrier routes are not
  422.   printed on the 3 across HP option from the Label Set-Up Sub-Option.)
  423.  
  424.   The "Mail List" Fields
  425.  
  426.      Mail lists 1-4 allow you to place your church families into logical
  427.   mailing groups.  For example, you will probably want to use mail list 1
  428.   for your church newsletter.  You may use mail list 2 for members only.
  429.   Because mail list 4 can be totally concealed, I strongly recommend that
  430.   you use it for individuals and institutions that you seldom need to
  431.   consider.
  432.  
  433.   The "Salutation" Field
  434.  
  435.      Enter an appropriate salutation without "Dear" or any other prefix.  For
  436.   example, you could   enter the following:  John, Marsha, and Junior.  This
  437.   field of data can be merged into your form letters created with the <F7>
  438.   option.
  439.  
  440.   The "Home Phone" Field
  441.  
  442.      The home phone can be entered with or without the area code.  This is the
  443.   number that will   be printed in the phone directory report.
  444.  
  445.   The "2nd Phone" Field
  446.  
  447.      This number will not be included in the phone directory report.
  448.  
  449.   The "Pastor" Field (User Definable)
  450.  
  451.      You can use this field to assign a pastor to a family by simply entering
  452.   the pastor's   person/envelope number.  If you enter a question mark ("?"),
  453.   a pop-up box will appear, listing   all those who have been flagged as
  454.   pastors in the personal information area.  This field title   can be
  455.   changed to "Elder" or "Shepherd" or perhaps some other term.  (See the
  456.   Tools Menu   discussion for more details.)
  457.  
  458.   The "Deacon" Field (User Definable)
  459.  
  460.      This data field is like the "Pastor" field described above, except it
  461.   corresponds to those who   have been flagged as deacons in the personal
  462.   information area.  Again, you may change this title to anything that
  463.   suits your needs.
  464.  
  465.   The "Pastor Visit" Field (User Definable)
  466.  
  467.      Enter the last date the pastor contacted or visited in the home.  Note
  468.   that if you change the title of the "Pastor" field, the "Pastor Visit"
  469.   field will be changed accordingly.
  470.  
  471.   The "Deacon Visit" Field (User Definable)
  472.  
  473.      Enter the last date the deacon contacted or visited in the home.  Again,
  474.   if you changed the title   of the "Deacon" field, the "Deacon Visit" field
  475.   will be changed accordingly.
  476.  
  477.   The "Family Codes" Field
  478.  
  479.      Family codes allow you to enter your own codes to categorize similar
  480.   households.  Used wisely, this field will enable you to extract these
  481.   groups later for various reports.  For example, you could use this field
  482.   to denote family types:  "D" for divorced, "SM" for single mother, etc.
  483.   Similarly, you could use "CH" for churches.  If you don't see a need for
  484.   this   field, simply leave it blank.
  485.  
  486.   Adding/Editing Personal Information:  <F2> and <F3>
  487.  
  488.      Before adding information about a person, you must first enter his or her
  489.   family information as described above.  Normally, you will enter personal
  490.   information for each individual in the family.  However, you probably won't
  491.   do this for churches and other institutions who are in your database for
  492.   mailing purposes only.
  493.  
  494.      To enter a new person into the database, make sure his or her family
  495.   information is displayed in the upper portion of the screen, i.e., the
  496.   family information area.  Press <F2>, highlight the word "Person," and
  497.   press <Enter>.  This is the personal information area.  The personal
  498.   information area will appear with the "Last Name" field already completed.
  499.   FCS will allow you to change the last name if you need to.  If you wish to
  500.   exit the personal information area without going through all the fields,
  501.   simply press <F10>.  Take note of the following keys and key combinations:
  502.  
  503.     <Ctrl-F> Moves to the Next Word   |  <Ctrl-A> Moves to the Previous Word
  504.     <Ctrl-T> Deletes the Current Word |  <Ctrl-Y> Deletes the Rest of the Line
  505.     <Home>   Moves to Beg of the Line |  <End>    Moves to the End of the Line
  506.  
  507.      There are five groups of data in the personal information area.  To move
  508.   from one group to another, simply press the <Tab> key or the <Shift-Tab>
  509.   key combination.  To display the next person in the family, press <PgDn>.
  510.   To display the previous person, press <PgUp>.  To save and exit, press
  511.   <F10>.  To delete a person, press <F4>.
  512.  
  513.      The personal information area is your gateway to the Jobs Sub-Module.
  514.   This Sub-Module allows you to track an individual's talents, skills, and
  515.   interests, and their level of involvement in them.  Larger churches will
  516.   find this an indispensable source of information.  Smaller churches,
  517.   however, may not need such an elaborate scheme.  If the Job Sub-Module is
  518.   not needed it can be turned off through the Tools Menu and you will see no
  519.   evidence of it.  The jobs mode is ONLY active while editing personal
  520.   information.  (See the Jobs Sub-Module discussion for more details.)
  521.  
  522.      Now let's take a look at each field in the personal information area of
  523.   the personal information screen.  Press <Tab> to move to the next group.
  524.  
  525.   The "Last Name" Field
  526.  
  527.      Be certain to enter the last name if it is different than the last name
  528.   used on the household label.  When entering the data, do not use all
  529.   caps; enter "Smith" instead of "SMITH".
  530.  
  531.   The "First Name" Field
  532.  
  533.      Enter the person's given first name.  If you don't enter data in this
  534.   field a warning message will be displayed as you exit this area.
  535.  
  536.   The "Middle Name" Field
  537.  
  538.      Enter the person's given middle (or maiden) name.
  539.  
  540.   The "Goes By" Field
  541.  
  542.      Enter the name by which the person is most often called, e.g., a
  543.   nickname.  You will probably use this "goes by" name most of the time.
  544.   If you leave this field blank, FCS will automatical-  ly enter the first
  545.   name when you save and exit this area by pressing <F10>.
  546.  
  547.   The "Occupation" Field
  548.  
  549.      Enter the person's place of employment or their profession.  If this
  550.   person is a student, you can enter the name of the school they attend.
  551.  
  552.   The "Person Codes" Field
  553.  
  554.      Use this field for one-letter codes.  For example, the letter "C" could
  555.   be used for all those who sing in the choir.  Remember not to use a
  556.   letter more than once.  Other than this, you can use your imagination to
  557.   track anything you wish.
  558.  
  559.   The "Work Phone" Field
  560.  
  561.      Enter the person's work phone if they have one.  Again, you may enter
  562.   the number with or without the area code.
  563.  
  564.   The "Male" Field (User Definable)
  565.  
  566.      Remember to press the <Tab> key to select this next group of data.
  567.   Enter "Y" if the person is male, enter "N" if the person is female.
  568.  
  569.   The "Single" Field (User Definable)
  570.  
  571.      Enter "Y" if the person is single, enter "N" if the person is married.
  572.  
  573.   The "Adult" Field (User Definable)
  574.  
  575.      Enter "Y" if the person is an adult, enter "N" if the person is a minor.
  576.  
  577.   The "Guardian" Field (User Definable)
  578.  
  579.      Enter "Y" if the person is a guardian, enter "N" if the person is not.
  580.   "Guardian" was chosen instead of "parent" because it applies to
  581.   situations where the legally responsible adults are not   the parents.  If
  582.   you prefer the word "parent," you may change it through the Tools Menu.
  583.  
  584.   The "Retired" Field (User Definable)
  585.  
  586.      Enter "Y" if the person is retired, enter "N" if the person is not
  587.   retired.
  588.  
  589.   The "Student" Field (User Definable)
  590.  
  591.      Enter "Y" if the person is a student, enter "N" if the person is not
  592.   currently enrolled in school.
  593.  
  594.   The "Baptized" Field (User Definable)
  595.  
  596.      Remember to press the <Tab> key to select this next group of data.  Enter
  597.   the person's   baptism date.
  598.  
  599.   The "Confirmed" Field (User Definable)
  600.  
  601.      Enter the date on which the person was confirmed.  If your church does
  602.   not "confirm," you   may wish to change this field title to "First
  603.   Contact," and enter the date of the church's first   contact with that
  604.   person.
  605.  
  606.   The "Birthday" Field (User Definable)
  607.  
  608.      Enter the person's date of birth.  Because some people are reluctant to
  609.   disclose their year of   birth, FCS allows you to enter this date without
  610.   the year.
  611.  
  612.   The "Married" Field (User Definable)
  613.  
  614.      Enter the person's wedding anniversary date.
  615.  
  616.   The "Last Attn Ch" Field (User Definable)
  617.  
  618.      Enter the date on which the person last attended church.
  619.  
  620.   The "Last Attn SS" Field (User Definable)
  621.  
  622.      Enter the date on which the person last attended Sunday School.
  623.  
  624.   The "SS Class" Field (User Definable)
  625.  
  626.      Enter the person's Sunday School class.  Abbreviations are almost always
  627.   preferred over class   names:  "Y7" could stand for "Youth, 7th Grade."  If
  628.   an individual is associated with more   than one class, you should put a
  629.   comma between the two classes:  Y7,A1.  This is useful for   situations
  630.   where the teacher of a children's class wants to remain on the roll of an
  631.   adult class.    The following codes may offer some guidance:
  632.  
  633.     Adult 01 M         Youth 08 M          Child 01         PreSch 01
  634.     Adult 02 M         Youth 09 M          Child 02         PreSch 02
  635.     Adult 10 F         Youth 12 F          Child 10         PreSch 11
  636.  
  637.     In the above examples, the "M" stands for Male and the "F" stands for
  638.     female.  Notice the class information goes from general to specific.
  639.     Using a format like this will allow more flexibility when you to need to
  640.     extract groups of data.
  641.  
  642.   The "Church Status" Field (User Definable)
  643.  
  644.      Remember to press the <Tab> key to select this next group of data.  A
  645.   person's church status   is represented by a one character abbreviation.
  646.   Five valid abbreviations appear while editing   this group (MIFRP) and are
  647.   preset to represent:  M=Active Member, I=Inactive Member,   F=Former
  648.   Member, R=Regular Attender, and P=Prospect.  You can change these
  649.   abbreviations   and relationship titles through the Tools Menu Customize
  650.   Screen #2 option.
  651.  
  652.   The "Church Status Date" Field
  653.  
  654.      Enter the date of the most recent status change.  For example, when a
  655.   prospect joins your church, you would change the status to "member" and
  656.   enter the date on which the change took place.
  657.  
  658.   The "Sunday School Status" Field (User Definable)
  659.  
  660.      This is similar to the "Church Status" field, however, FCS allows you to
  661.   define five different   Sunday School status types and their corresponding
  662.   abbreviations.
  663.  
  664.   The "Sunday School Status Date" Field
  665.  
  666.      Enter the date of the most recent change in Sunday School status.
  667.  
  668.   The "Person/Envelope Number" Field
  669.  
  670.      Remember to press the <Tab> key to select this next group of data.  When
  671.   loading a new person, a person/envelope number is automatically assigned.
  672.   FCS calculates this number by taking the highest person number and adding
  673.   one.  You may change this number to any number as long as it is not being
  674.   used by another person.  You may want to assign your own numbers according
  675.   to offering envelope number.  Enter all numbers without preceding zeros.
  676.  
  677.   The "Gives Separately" Field
  678.  
  679.      Enter a "Y" if the person wants his or her contributions tracked
  680.   separately from other family members.  Those with a "Y" in this field,
  681.   will receive a separate contribution statement at the end of the year.
  682.   Since most families give as a unit, this block is typically marked "N."
  683.  
  684.   The "Directory Sequence" Field
  685.  
  686.      Enter a number to determine the order in which individuals will appear
  687.   in the phone directory.  Typically, you would enter a "1" for head of
  688.   household, "2" for spouse, "3" for oldest child, etc.
  689.  
  690.   The "Teacher" Field (User Definable)
  691.  
  692.      Enter a "Y" if the person currently serves as a teacher in your church.
  693.  
  694.   The "Deacon" Field (User Definable)
  695.  
  696.      Enter a "Y" if the person is currently serving as a deacon.  This field
  697.   is linked to the "Family Deacon" field in the upper portion of the
  698.   screen.  When you type a "?" in the "Family Deacon" field (in the family
  699.   information area), a pop-up box will appear, listing the names of all those
  700.   who have a "Y" in the "deacon" field.  Thus, a deacon can be selected
  701.   simply by  highlighting his or her name.
  702.  
  703.   The "Pastor" Field (User Definable)
  704.  
  705.      Enter a "Y" if the person is a pastor.  This field is linked to the
  706.   "Family Pastor" field in the upper portion of the screen and works in
  707.   similar fashion to the "Deacon" and "Family Deacon" fields.
  708.  
  709.   Deleting Families/Persons  <F4>
  710.  
  711.      Deleting an entire family (including all persons assigned to the family)
  712.   can be easily accomplished by pressing the <F4> key at the family
  713.   information screen.  A warning message will be displayed to confirm this
  714.   action.  Another warning message will appear, if contributions have been
  715.   given by this family.  If this warning appears, you should print a
  716.   donations report for the family before removing them so they will have this
  717.   for tax purposes.  A tag symbol will appear in the first column
  718.   (lower portion of screen) to indicate the family has been deleted.  To
  719.   undelete the family, simply press the <F4> key again before you exit the
  720.   family information screen.
  721.  
  722.      To delete only one person from a family, first get into the personal
  723.   edit screen for the person you want to delete.  Press the <F4> key and a
  724.   delete message will appear.  To undelete the person, press the <F4> key
  725.   again.
  726.  
  727.      All deleted families and persons are purged when you exit the family
  728.   information screen and return to the main menu.  Once they are purged, they
  729.   are permanently removed.
  730.  
  731.   Adding/Editing Notes:  <F5>
  732.  
  733.      Notes are linked to families.  This means that FCS keeps one note for
  734.   the entire family instead of a separate note for each person.  If you wish
  735.   to browse through notes for many families, simply change the "Browse Screen
  736.   Type" to Notes through the Tools Menu.  Then, FCS will display notes in the
  737.   middle portion of the screen instead of birthday, anniversary, etc.
  738.  
  739.      Although the note pad may appear to be small, you can enter pages of
  740.   notes and scroll through them at any time using the <PgUp>, <PgDn>,
  741.   <DnArrow>, and <UpArrow> keys.  Use (Ctrl<--) and (Ctrl-->) key
  742.   combinations to move from word to word.  To reformat a paragraph after
  743.   deleting words, enter <Ctrl-B>.
  744.  
  745.      The "Notes" field can be used as a filter when creating reports.  FCS
  746.   gathers a list of all families who have certain key words in their note.
  747.   Notes can be password protected.
  748.  
  749.   Searching for Data:  Quick Searching and <F6>
  750.  
  751.      Finding data in FCS is fast and simple.  Normally, the fastest method in
  752.   finding a name is to simply type several letters of the last name which
  753.   will almost always highlight the family for whom you're looking.  Each time
  754.   you type a letter, your search becomes more specific.  FCS will accept up
  755.   to 15 characters for this quick search method.  In certain cases, the <F6>
  756.   "Find" option may be more helpful.  For example, if you wish to find a
  757.   particular person/envelope number, enter that number after pressing <F6>.
  758.   Alternatively, you can enter practically any word (e.g. a portion of an
  759.   address) and FCS will display the first match it finds.  If you wish to
  760.   find another match, simply press <F6> again.  If you are using the "notes"
  761.   mode, the search will include notes.
  762.  
  763.   Merge Printing:  <F7>
  764.  
  765.      An extremely powerful feature of FCS is its ability to merge print.  This
  766.   allows you to print form letters, post cards, name tags, etc., that have
  767.   been merged with information you've selected from the family or person data
  768.   areas.  You can also do mass merge printing through the Reports Menu
  769.   option.  (See the Merge Print Sub-Module discussion for more details.)
  770.  
  771.   Printing Labels and Reports:  <F8>
  772.  
  773.      You can print a mailing label or a family report by pressing <F8>.  If
  774.   you are using passwords, notes will not print on the family report unless
  775.   the user has access to notes.  (See the Printer Set-Up Sub-Module for
  776.   details on printing a report and the Label Set-Up Sub-Module for details on
  777.   printing a label.)  The following family report created by pressing <F8>.
  778.  
  779.   Family Report
  780.  
  781.     Family Data Printed on 06/01/1993
  782.     ----------------------------------
  783.     | Jack and Mary Brown            |   Home Phone....307-632-9999
  784.     | Apt 5                          |   2nd  Phone....307-632-8888
  785.     | 123 Golf Course Lane           |   Mail Lists....1* 2  3* 4
  786.     | Cheyenne         WY 82001-1234 |   Label Codes...M
  787.  
  788.     Pastor......Laws, Jim R         ----------------> Last Visit...02/02/1993
  789.     Deacon......Fairweather, Cedric ----------------> Last Visit...03/23/1993
  790.     Salutation..Dear Jack and Mary
  791.     Note: I had a good visit with Mary and Jack today.  CF Jun 12, 1993
  792.  
  793.     Last Name...Brown           Male........Yes     Baptized.....10/23/1984
  794.     First.......Jack            Single......No      Confirmed....10/23/1984
  795.     Middle......E               Adult.......Yes     Birthday.....10/06/1955
  796.     Goes By.....Jack            Guardian....No      Anniversary..09/30/1977
  797.     Occupation..Farmer          Retired.....No      Last Attn Ch.03/19/1993
  798.     Misc Codes..                Student.....No      Last Attn SS.03/19/1993
  799.     Work Phone..307-345-6789    Shut In.....No      SS Class.....Y1, A3
  800.     Active Church Member: 10/20/1985.               Directory Seq #:1
  801.     Active Sunday Sch Member: 10/20/1985.
  802.     Envelope #    69  Gives $ with family.
  803.  
  804.     Last Name...Brown           Male........No      Baptized.....12/23/1983
  805.     First.......Mary            Single......No      Confirmed....12/23/1983
  806.     Middle......O               Adult.......Yes     Birthday.....04/29/1955
  807.     Goes By.....Mary            Guardian....No      Anniversary..09/30/1977
  808.     Occupation..Home Maker      Retired.....No      Last Attn Ch.03/19/1993
  809.     Misc Codes..                Student.....No      Last Attn SS.03/19/1993
  810.     Work Phone..   -   -        Shut In.....No      SS Class.....Y1, A3
  811.     Active Church Member: 10/20/1985.               Directory Seq #:2
  812.     Active Sunday Sch Member: 10/20/1985.
  813.     Envelope # 70  Gives $ with family.
  814.  
  815.  
  816.   Selecting the Data Display Index: <F9>
  817.  
  818.      An "index" may be thought of as an order, arrangement, or sequence.
  819.   FCS allows you to arrange your families by five different indexes.
  820.  
  821.   1.  Last Name . . . .This index will arrange every family in the database
  822.                        alphabetically by last name.  By typing a few letters
  823.                        of the last name, you can quickly display a particular
  824.                        family.  This is called "quick-search."
  825.  
  826.   2.  Zip/Postal. . . .This index will arrange every family in the database
  827.                        according to their zip code or postal order.  By typing
  828.                        a portion of the zip/postal code, you can quickly
  829.                        search for a particular family or address.
  830.  
  831.   3.  No Index. . . . .This non-index will display every family in your
  832.                        database in the order they were entered.  No "quick-
  833.                        search" is allowed in the "No Index" mode.
  834.  
  835.   4.  Those on List 1 .This index arranges families alphabetically by last
  836.                        name, displaying only those flagged for mail list 1.
  837.                        This allows you to work with a particular list (say,
  838.                        the church newsletter) without having to skip over
  839.                        those not on list 1.  As with the "Last Name Index,"
  840.                        you can "quick search" by typing just a few letters
  841.                        of the last name.
  842.  
  843.   5.  Those not on List 4
  844.                        This index arranges families alphabetically by last
  845.                        name, displaying all families except those on mail list
  846.                        4.  This is probably the most useful index.  It allows
  847.                        you to conceal addresses that you normally don't want
  848.                        to see from day-to-day.
  849.  
  850.      As you can see, it is best to assign families that are actively involved
  851.   in the church to mail list 1.  Conversely, assign those you rarely contact
  852.   to list 4.
  853.  
  854.  
  855.   Family/Person/CONTRIBUTIONS
  856.  
  857.      The Family/Person/Contributions option also allows access to contribution
  858.   options.  If you are using passwords, you can prevent unauthorized
  859.   individuals from gaining access to these options.  (See the Tools Menu
  860.   discussion for more details.)
  861.  
  862.   Before Entering Contributions/Pledges
  863.  
  864.      There are several items to consider before you enter the first
  865.   contribution.  Since FCS is extremely flexible, consider "teaching" the
  866.   program how you are currently handling contribution information.
  867.  
  868.   Tracking Family Vs. Individual Contributors
  869.  
  870.      There are two types of contributors.  More commonly, a family will
  871.   contribute as a unit, i.e., husband and wife write one check or place
  872.   their contributions in one envelope.  There is little need for them to
  873.   separate their gifts, because they normally complete a joint tax return.
  874.    However, there are families with individual members who wish to have their
  875.   contributions   accounted for separately.  FCS can handle both situations
  876.   quite well.  Simply enter a "Y" in   the "Gives Separately" field of that
  877.   individual's personal information area, and he or she will receive a
  878.   separate printed statement at the end of the year.
  879.  
  880.   Teaching FCS About Your Stewardship Program
  881.  
  882.      Before entering any contribution data, you need to inform FCS of two
  883.   things.  First, does your church use a stewardship approach that involves
  884.   pledging?  And second, do you wish to track the check numbers of the
  885.   contributions?  Both of these items should be set through the Tools   Menu
  886.   (Customize Screen #1) before you begin entering data.  If you enter "N",
  887.   they will not appear on the screen.  (See the Tools Menu discussion for
  888.   more details.)
  889.  
  890.   Loading Account Titles
  891.  
  892.      FCS can track up to 90 different accounts.  The software simply numbers
  893.   the accounts, but you will want to name them.  To do so, simply press
  894.   <F3> while in the Family/Person/Contributions Module, and highlight the
  895.   word "Accounts."  After pressing <Enter>, you simply select a line, press
  896.   <Enter> again, then type an account name used by your church.  For example,
  897.   most churches will want to use "General Fund" for the top line (FCS
  898.   account #1).  When you're finished, press <Enter> to save it.  You can
  899.   repeat the process to name additional accounts.
  900.  
  901.   Entering Contributions/Pledges
  902.  
  903.      Entering a contribution or pledge into FCS is quick and easy.  Just
  904.   follow these steps:
  905.  
  906.   1.  Highlight the family that made the contribution.  Usually, the fastest
  907.   way to do this is to type a few letters of the last name, however, you
  908.   may have to use the up or down arrow keys--  particularly if you have
  909.   several families with the same last name.  Alternatively, you could use
  910.   the <F6> "Find" option, and enter the person/envelope number.
  911.  
  912.   2.  Press <F2>, and select "Contribution."  If you have the pledge option
  913.   set on, FCS will ask you if this is a pledge or a contribution.  If
  914.   individuals have been flagged as giving separately, FCS will need to know
  915.   which member of the family is making the contribution.  A small box will
  916.   appear with your choices.  Simply highlight your selection using the arrow
  917.   keys and press <Enter>.
  918.  
  919.   3.  Type the date of the contribution and press <Enter>.  Incidently, once
  920.   you enter a date, FCS will maintain it throughout your entry session until
  921.   you change it.
  922.  
  923.   4.  Type the check number and press <Enter>.  Again, if this option was set
  924.   off, it will not appear on your screen.  Furthermore, if you are entering
  925.   a pledge, you will not be allowed to access the check number field.
  926.  
  927.   5.  Type contribution or pledge amount and press <Enter>.  A pledge amount
  928.   is not actual income.  Pledges are projected amounts that will be
  929.   eventually contributed to one or more accounts.
  930.  
  931.   6.  Select an account.  If you enter a number at this point, FCS assumes
  932.   you know which account you want and immediately displays its assigned name.
  933.   If you leave it blank and press <Enter>, FCS assumes you don't know which
  934.   account number you need and displays a box, allowing you to select an
  935.   account name.  (You can type the first letter of the account to find it
  936.   rapidly.  Pressing the same letter again, will take you to the next account
  937.   beginning with that letter.)  <Enter> selects the highlighted account.
  938.  
  939.      When you have selected an account, you can enter a second contribution
  940.   if needed.  In fact, you can enter up to four contributions.  This allows
  941.   you to take John Doe's single, $200.00 check and put $100.00 in the
  942.   General Fund, $50.00 to the Mission Fund, and $50.00 to the Bus Ministry-
  943.   -just as he requested--without having to repeat the entire process three
  944.   times.  Similarly, the same feature will allow you to receive several
  945.   pledges for several different accounts.  (Note, however, that pledges and
  946.   contributions must be made in separate entries.)
  947.  
  948.   7.  When you press <Enter> without entering an amount, FCS knows you've
  949.   finished entering data for that contributor.  It will total the amounts
  950.   and ask you to verify it.
  951.  
  952.   Editing Contributions/Pledges
  953.  
  954.      Editing a contribution or a pledge is similar to adding one.  Again,
  955.   highlight the family, but this time press <F3> (for "edit") and select
  956.   "Contributions".  All contributions received from that family, or from
  957.   individuals within the family, will appear in the upper right corner.
  958.   Highlight the contribution in question with the arrow keys.  (If you're
  959.   seeking an individual who gives separately, you can type in the first
  960.   letter of the "Goes By" name.)  When you have highlighted the correct
  961.   contribution, press <Enter>.  You will first be asked if this was entered
  962.   correctly as a pledge or contribution.  Then you can make changes to the
  963.   date, check number, amount, or account.  Press <F10> to exit the edit area.
  964.  
  965.      If you need to delete a contribution, follow the steps outlined above in
  966.   "Editing Contributions".  When the contribution to be deleted has been
  967.   highlighted, simply press <F4>; "Delete" will appear in the "Check#"
  968.   column.  The data will be removed when you exit and and return to the main
  969.   menu.
  970.  
  971.   Printing Contribution/Pledge Reports
  972.  
  973.      There are four different financial reports available through the FCS
  974.   Family/Person/Contributions Module.  You can access these by pressing <F8>,
  975.   highlighting "Print Contributions," and pressing <Enter>.  The first two
  976.   donation reports are designed to aid contributors in preparing their tax
  977.   returns.  The other two account reports are for those that manage the
  978.   financial data (treasurer, secretary, etc.).  Please examine the following
  979.   sample reports.
  980.  
  981.   Donation Summary Report
  982.  
  983.                                                               06/07/1993
  984.   First Baptist Church of YourTown
  985.     1234 East YourStreet
  986.     YourTown, YourState  12345
  987.     (111) 111-1111
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.     JOHN DOE
  993.  
  994.  
  995.  
  996.     510 INTHEBUSH LN
  997.     CHEYENNE WY 82001-1234
  998.  
  999.  
  1000.     Contributions from 01/01/1993 through 06/07/1993
  1001.  
  1002.  
  1003.  
  1004.        General Fund             375.00
  1005.        Easter Missions           10.00
  1006.        Computer Fund             25.00
  1007.                             ----------
  1008.          ----------> Total $    410.00
  1009.  
  1010.  
  1011.     Official Receipt For Income Tax Purposes: Serial #199306071
  1012.  
  1013.  
  1014.     Treasurer/Financial Secretary ______________________________
  1015.  
  1016.     Thanks for your support!
  1017.  
  1018.  
  1019.   -----------------------------------------------------------------------
  1020.      This report would have printed pledge information if Mr. Doe had made
  1021.   any. This report prints the totals given to each account.
  1022.   -----------------------------------------------------------------------
  1023.  
  1024.   Donation Details Report
  1025.  
  1026.                                                               06/07/1993
  1027.  
  1028.     First Baptist Church of YourTown
  1029.     1234 East YourStreet
  1030.     YourTown, YourState  12345
  1031.     (111) 111-1111
  1032.  
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.     JOHN DOE
  1038.     510 INTHEBUSH LN
  1039.     CHEYENNE WY 82001-1234
  1040.  
  1041.  
  1042.  
  1043.  
  1044.     Contributions from 01/01/1993 through 06/07/1993
  1045.  
  1046.  
  1047.        General Fund          01/31/1993      75.00
  1048.        Easter Missions       01/31/1993      10.00
  1049.        General Fund          03/07/1993      75.00
  1050.        General Fund          03/28/1993      75.00
  1051.        Computer Fund         04/18/1993      25.00
  1052.        General Fund          04/25/1993      75.00
  1053.        General Fund          05/30/1993      75.00
  1054.                                         ----------
  1055.          ----------------------> Total $    410.00
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.     Official Receipt For Income Tax Purposes: Serial #199306071
  1060.  
  1061.     Treasurer/Financial Secretary ______________________________
  1062.  
  1063.   --------------------------------------------------------------------------
  1064.      This report lists every donation that John Doe made.  Again, this report
  1065.   would have printed pledge information if Mr. Doe had made any.  The serial
  1066.   number appearing on these reports consists of the year, month, day, and a
  1067.   sequence number.
  1068.   --------------------------------------------------------------------------
  1069.  
  1070.  
  1071.   Accounts Summary
  1072.  
  1073.      The Accounts Summary report will summarize income and pledges for any
  1074.   period of time, totalling the amounts given to each account.  An account
  1075.   will not appear on the report if no contributions or pledges have been
  1076.   received for it.  If you set the period of time for one day (e.g., from
  1077.   05/30/1993 to 05/30/1993), you can create a helpful receipt for the
  1078.   treasurer or financial secretary.
  1079.  
  1080.   ##  Account Title          Income $$$   Pledged $$   Balance $$
  1081.  
  1082.   1.  General Fund             38505.97         0.00
  1083.   3.  Building Fund             1360.00         0.00
  1084.   10. Book Consignment            76.33         0.00
  1085.   11. Helping Hand                25.00         0.00
  1086.   12. Easter Missions            249.00         0.00
  1087.   13. Pentecost Missions         173.40         0.00
  1088.   16. World Hunger               478.49         0.00
  1089.   18. Computer Fund              300.00         0.00
  1090.   19. Memorial Fund              155.00         0.00
  1091.   21. Endowment Fund             327.16         0.00
  1092.                              ----------   ----------   ----------
  1093.                                41650.35         0.00         0.00
  1094.  
  1095.   Accounts Data printed 06/07/1993.  Period 01/01/1993-06/07/1993
  1096.  
  1097.   Accounts Details
  1098.  
  1099.      The Accounts Details report lists every contribution or pledge that has
  1100.   been made to every   account within a specified time period.  By the end of
  1101.   the year, it can be quite lengthy.
  1102.  
  1103.               Account Title    Contributor(s)       Date         Amount $$
  1104.  
  1105.               General Fund     Adams, John          04/11/1993       25.00
  1106.                                Monroe, James        03/07/1993       75.00
  1107.                                Monroe, James        03/28/1993       75.00
  1108.                                Roosevelt, Teddy     01/31/1993       75.00
  1109.                                Etc.
  1110.                                             Income $  8,253.65
  1111.  
  1112.               Building Fund    Adams, John          02/07/1993       65.00
  1113.                                Eisenhower, Ike      01/17/1993        5.00
  1114.                                Monroe, James        01/31/1993       50.00
  1115.                                Etc.
  1116.                                              Income $ 1,234.56
  1117.  
  1118.               Book Consignm    Jackson, Andrew      05/16/1993       12.95
  1119.                                Lincoln, Abe/Mary    05/16/1993       12.95
  1120.                                Madison, James/Doll  05/16/1993       12.95
  1121.                                Monroe, James        05/16/1993       16.99
  1122.                                Roosevelt, Frank     05/16/1993       16.99
  1123.                                Washington, George   05/16/1993        3.50
  1124.  
  1125.                                              Income $ 76.33
  1126.  
  1127.               World Hunger     Garfield, James      01/10/1993       25.00
  1128.  
  1129.                                              Income $ 25.00
  1130.  
  1131.                                Etc., for each account.
  1132.                                                               ------------
  1133.                 Total: Pledged $ 0.00        Income $             41650.35
  1134.  
  1135.            Accounts Data printed 06/07/1993.  Period 01/01/1993-06/07/1993
  1136.  
  1137.  
  1138.   Deleting Contributions
  1139.  
  1140.      In addition to using <F4> while editing, FCS offers you two other ways to
  1141.   delete certain contributions from your database.  Both of these options are
  1142.   available from the Family Menu.
  1143.  
  1144.   Deleting All Contributions
  1145.  
  1146.      This is a quick way to remove all contributions loaded into FCS.  Simply
  1147.   follow the on-screen instructions.  Use this option with extreme caution,
  1148.   always making a backup beforehand.  ALWAYS use this option before you are
  1149.   ready to load actual data for the first time to ensure an empty database.
  1150.  
  1151.   Delete Contributions By Date
  1152.  
  1153.      Normally, you will print tax statements (reports) in January for all
  1154.   contributors.  After printing these reports, you will probably want to
  1155.   remove the previous year's contributions and pledges.  This option allows
  1156.   you to remove the contributions that fall between certain dates.  Again,
  1157.   use this option with extreme caution and make a backup beforehand, storing
  1158.   it in a safe place as a permanent record.
  1159.  
  1160.  
  1161.   The Attendance Menu
  1162.  
  1163.      The Attendance Menu provides access to FCS's Attendance Module.  If you
  1164.   highlight either the "Attendance By Name" option or the "Attendance By
  1165.   Sunday School Class" option, you will immediately see the attendance screen.
  1166.  
  1167.      Attendance records can be displayed graphically in the upper portion of
  1168.   this screen (F3).  If displayed, this chart has four rows, each having space
  1169.   for 52 "ticks" ("■").  By using the Attendance Module, you can track
  1170.   attendance for Church (worship), Sunday School, and two other activities
  1171.   which are user definable.  (These are preset to "Evening" and "Wednesday.")
  1172.   Browsing through names is faster when the chart is not displayed (F3).
  1173.  
  1174.      If you choose the "Attendance By Name" option from the Attendance Menu,
  1175.   you will see that all those who have data entered in their personal
  1176.   information areas are arranged alphabetically by last name.  If you choose
  1177.   the "Attendance By Sunday School Class" option, the individuals will be
  1178.   grouped by Sunday School class, then alphabetically by last name.  The
  1179.   "Attendance By Sunday School Class" option displays only those persons who
  1180.   have been assigned to a class in the personal information area.
  1181.  
  1182.   Before Entering Attendance Data
  1183.  
  1184.      There are a couple of items to consider before you begin entering
  1185.   attendance data.  Again, "teach" FCS the way you're currently doing things;
  1186.   it can bend to accommodate almost any church setting.
  1187.  
  1188.   Establishing Week 1
  1189.  
  1190.      You will need to establish the beginning of your "church year" before
  1191.   you enter attendance data.  Most likely, this will be January 1.  As you
  1192.   examine the upper portion of the attendance screen, you will notice that
  1193.   an asterisk ("*") denotes the current week of the year (first, second,
  1194.   third, etc.).  FCS automatically determines the current week of the year
  1195.   from the system date.
  1196.  
  1197.      If your church year doesn't begin on January 1, you will need to adjust
  1198.   the "Weeks Offset" option through the Tools Menu (Customize Screen #1).
  1199.   This way, if your year begins on July 1, FCS will know that Sunday, July
  1200.   4, 1993 is actually the "first" week of your church year and will begin
  1201.   tracking week 1 from that point.  (See the Tools Menu discussion)
  1202.  
  1203.   Using the Third and Fourth Rows for Visitation Tracking
  1204.  
  1205.      The third and fourth rows display the attendance data for the two user
  1206.   defined activities.  But they can be used in another way that may be more
  1207.   helpful to you.  The third and fourth rows do not insert dates into the
  1208.   family information area, however, they are "linked" to it.  Through the
  1209.   Tools Menu, you can establish a link between the third attendance row and
  1210.   the "Last Deacon Visit" field and/or the fourth attendance row and the
  1211.   "Last Pastor Visit" field.  If you tell FCS you would like to do this, a
  1212.   tick ("■") will be placed in the attendance row whenever you enter a date
  1213.   in the corresponding visit field in the family information area.
  1214.  
  1215.   Entering Attendance Data
  1216.  
  1217.      The first thing you need to do is enter the date so FCS can the determine
  1218.   the week to update.  To do this press <F2>.  This date will automatically
  1219.   be inserted in the "Last Attn Ch" and "Last Attn SS" fields of the personal
  1220.   information area when <F4> and <F5> are pressed respectively.  If you press
  1221.   <F2>, then <Ctrl-Y>, FCS will store empty dates to the "Last Attn Ch" and
  1222.   "Last Attn SS" fields when <F4> and <F5> are pressed.  After you have set
  1223.   the date, simply press <F4>, <F5>, <F6>, or <F7> to mark a person as
  1224.   present for Church, Sunday School, or the other two user defined events/
  1225.   activities.  If you accidently press <F4> or <F5>, press the same key again
  1226.   to undo the error.  Dates are not stored for the two user defined events.
  1227.  
  1228.     <F4>   Updates Church (worship) attendance
  1229.     <F5>   Updates Sunday School attendance
  1230.     <F6>   Updates the activity defined for the third row
  1231.     <F7>   Updates the activity defined for the fourth row
  1232.  
  1233.   Finding a Name
  1234.  
  1235.      In the "Attendance By Name" option, the names are arranged alphabetically
  1236.   by last name.  You can quickly find any person's attendance record by
  1237.   typing a few letters of the last name.
  1238.  
  1239.      In the "Attendance By Sunday School Class" option, the names are arranged
  1240.   by Sunday School class and then alphabetically within each class.  To find
  1241.   a person's attendance record quickly, type a few letters of the class name.
  1242.  
  1243.   What the Statistics Mean
  1244.  
  1245.      In the upper right corner of the attendance screen you will notice a
  1246.   percentage figure.  This is an attendance percentage, and it is based on
  1247.   the number of times a person has attended since their initial visit.
  1248.   (This way, if a person begins attending half-way through the year, and
  1249.   never misses a Sunday, they can still have 100 percent church attendance.)
  1250.  
  1251.   Printing Attendance Data
  1252.  
  1253.      By pressing <F8>, you can print a roster for each of the four
  1254.   events/activities you are tracking.  Since the Sunday School roster will
  1255.   probably be printed most frequently, it is discussed below.  However, most
  1256.   of the same information applies to the other three activity rosters.
  1257.  
  1258.   Sunday School Rosters
  1259.  
  1260.      You can easily create a Sunday School roster for each class by pressing
  1261.   <F8>.  In fact, these roster sheets could readily replace the more costly
  1262.   attendance books.  The roster includes a graphic representation of each
  1263.   student's attendance using an "X" instead of the screen tick ("■").  In
  1264.   addition, FCS will print an underscore character ("_") under the current
  1265.   week, so that a class registrar can mark each student present or absent.
  1266.   Because these roster sheets are   usually printed before Sunday (the first
  1267.   day of the next week), FCS prints the blanks in next week's position.  In
  1268.   addition, each student's attendance statistic is printed, and those who
  1269.   have been absent for three weeks or more are marked ("*") so that they
  1270.   can be contacted.  The Sunday School roster sheet includes spaces for
  1271.   visitor information and class offering.
  1272.  
  1273.      The Sunday School roster will only include those who have been assigned
  1274.   to a Sunday School class in the personal information screen.  (Other
  1275.   rosters will include all those having data in their personal information
  1276.   areas.)  If you include an asterisk ("*") along with the Sunday School
  1277.   Class assignment in the personal information area (e.g., "Y1*"), FCS will
  1278.   not include that person in the roster.  Furthermore, those with no class
  1279.   assignment and those with an asterisk will not appear.
  1280.  
  1281.   Class Roster
  1282.  
  1283.   Class: 07 YOUTH   Week     1         2         3         4        5
  1284.   Name              1234567890123456789012345678901234567890123456789012 %%% 3
  1285.   Barton, Jeff      X    X  X X     X      _                              23 *
  1286.   Beddy, Nelson     XXXXXXX  X XXXXXXXXXXX _                              83
  1287.   Cord, Ty           X X  X XX X    X X    _                              36 *
  1288.   Darcy, Marcy                             _                               0 *
  1289.   Delano, Frank      XXXXX  XX X   XXXXX X _                              64
  1290.   Desktop, Ona       XXX    XX XX X X    X _                              45
  1291.   Perry, Barry                             _                               0 *
  1292.   Ribero, Elizabeth XX  XXXXXX    XX       _                              43 *
  1293.   Ribonson, Liza    X XX X  XX X X XX XXXX _                              61
  1294.   Ribonson, Jerry   X XXX X XX X XXXX XXXX _                              70
  1295.   Road, Rocky       XX  XXXXX XX XX  XXXXX _                              73
  1296.   Solloway, Bob                            _                               0 *
  1297.   String, Pula        XX    X  X    X  X   _                              29 *
  1298.   Trumble, Paul     X X  XXXX  X  XXXXX XX _                              61
  1299.   VanHorn, Dave     XX  X  X   X           _                              31 *
  1300.  
  1301.   -----> Total Members Present: _____  Total Visitors: _____  Total $ ________
  1302.  
  1303.   ...............Visitors............... ...............Visitors..............
  1304.  
  1305.   Name__________________________________ Name_________________________________
  1306.  
  1307.   Addr__________________________________ Addr_________________________________
  1308.  
  1309.   City_______________ ST____ ZIP________ City ______________ ST____ ZIP_______
  1310.  
  1311.   Ph #______________ Note_______________ Ph #______________ Note______________
  1312.  
  1313.  
  1314.   The Report Menu
  1315.  
  1316.      The Report Menu allows access to the Reports Module--and to one of FCS's
  1317.   most powerful features.  A report is an ordered listing of specific items
  1318.   of data.  Reports created with FCS are called "FlexiLists."  Each time you
  1319.   request a group listing, you are creating a FlexiList.
  1320.  
  1321.      The Reports Module is where you create labels, ready-made phone
  1322.   directories, merged letters, etc., for everyone listed in your database
  1323.   or just a particular group of people.  When you highlight "FlexiList
  1324.   Creations," and press <Enter>, you will see the FlexiList creation screen.
  1325.  
  1326.   Creating a FlexiList
  1327.  
  1328.      A quick glance at this screen reveals how the FlexiList report generator
  1329.   allows you to choose the data that will appear in your report, how it will
  1330.   be arranged, and the criteria for including people in the report--it's as
  1331.   easy as 1-2-3.  The report generator is powerful and flexible.
  1332.  
  1333.   1.  Type in the numbers of the items you wish to see in your report.  Items
  1334.   numbered 1-21 pertain to family information.  Items numbered 22 and
  1335.   greater apply to personal information.  You can mix personal and family
  1336.   information items, but you may get duplicate information in some cases.
  1337.  
  1338.   2.  Type in up to two numbers to tell FCS how to sort or arrange your data.
  1339.   For most lists, you will want the data sorted alphabetically by last
  1340.   name, then by their "goes by" name.  To do this, simply type "22" in the
  1341.   first square and "25" in the second square.
  1342.  
  1343.   3.  Type in the numbers of the items FCS should use as a "filter."  These
  1344.   items will be used as a criteria to determine who is to be included in
  1345.   the report.  For example, if you want to list all of those within a
  1346.   specific zip code, type a "6" in the first filter square.  Before creating
  1347.   the list, FCS will ask you to enter all or part of the zip code you wish
  1348.   to be used as a filtering criteria.  If you enter "820" as your filter,
  1349.   FCS will compare those numbers to every zip code in the database and create
  1350.   a list of those who have "820" as the first part of their zip code.
  1351.  
  1352.      When all the items are entered just the way you want them, simply press
  1353.   the <PgDn> key.
  1354.  
  1355.      After you press <PgDn>, FCS will ask you about the various filters you
  1356.   have requested.  For example, if you included item "50" ("Teacher"), the
  1357.   program will ask you if teachers should be included or excluded.  "Include"
  1358.   would be the normal choice, but if you choose "exclude," FCS will generate
  1359.   a list of everyone who is not a teacher.
  1360.  
  1361.      If FCS uses the word "Match" when it asks for additional information,
  1362.   then the data you have entered as a criteria can be anywhere within the
  1363.   item you have selected as a filter.  If the word "Match" doesn't appear,
  1364.   FCS will begin its comparison with the left-most character and proceed to
  1365.   the right.  The following item numbers are of the "matching" variety:  1,
  1366.   2, 3, 4, 5, 13, 20, 21, 26, 27, 42.  Some examples may help.
  1367.  
  1368.      If you filter on zip code and enter "200" as your search criteria, FCS
  1369.   would find only those zip codes that begin with a "200" (e.g., 20053).  It
  1370.   would not find zip codes with a "200" in the middle (e.g., 82001).  On the
  1371.   other hand, if you filter on delivery address and enter "AVE" as your
  1372.   search criteria, FCS would find delivery addresses such as "213 Parker
  1373.   Ave," "510 E Church Avenue," and "896 Bravery Lane."
  1374.  
  1375.      When you've answered the simple questions concerning your search
  1376.   criteria, FCS will go to work and within seconds you will be looking at
  1377.   your FlexiList creation (report).  Pressing <Enter> at this point will
  1378.   provide you access to several options including printing the Flexilist,
  1379.   labels, merge printing, and several reports.
  1380.  
  1381.  
  1382.   Report Output Options
  1383.  
  1384.   The "FlexiList" Option
  1385.  
  1386.      If you simply want a hard copy of the FlexiList pretty much as it appears
  1387.   on the screen, highlight "FlexiList" and press <Enter>.  FCS will
  1388.   automatically adjust the print pitch to fit on the paper.  For example,
  1389.   if the list is 85 characters wide, FCS will print it in elite (12 Cpi)
  1390.   pitch so that nothing will "wrap" to the next line.  If the report doesn't
  1391.   fit using 12 Cpi, FCS will switch to 17 Cpi.  Reports wider than 130
  1392.   characters will wrap unless you have a wide carriage printer.
  1393.  
  1394.   The "Labels" Option
  1395.  
  1396.      If you need mailing labels, highlight "Labels" and press <Enter>.  If you
  1397.   only need one label per family, do not include items with numbers above
  1398.   21 in the list items.  This will prevent duplicate labels.  If you want
  1399.   a mailing label for each person in the family, select at least one item
  1400.   numbered above 21.  For convenience, FCS will print a complete mailing
  1401.   label (with name, city, state, zip, etc.) even if you didn't include
  1402.   those items in the report.
  1403.  
  1404.   The "Merge" Option
  1405.  
  1406.      If you want to send a letter to several individuals and have it
  1407.   personalized by inserting their name and address, select the "Merge"
  1408.   option.  (See the Merge Printing Sub-Module discussion for more details.)
  1409.  
  1410.   The "Reports" Option
  1411.  
  1412.      These are actually report forms.  In other words, you create the
  1413.   FlexiList, and FCS inserts those families or individuals into several
  1414.   ready-made, specialized report forms:  a jobs-talents report, a family
  1415.   information report, a donation summary report, a donation details report,
  1416.   and a phone directory report.  If you need such a report form for a group
  1417.   of individuals, highlight "Reports," press <Enter>, highlight the report
  1418.   form you need, and press <Enter> again.  When making a phone directory,
  1419.   an asterisk ("*") will be placed in front of non-member names.
  1420.  
  1421.   The "Browse" Option
  1422.  
  1423.      This option allows you to scroll through the FlexiList on your screen by
  1424.   using the arrow keys.  If there is a particular individual that you don't
  1425.   want included on the list, simply highlight the name and press <F4>.
  1426.   Although the name won't disappear, a "Not Included" message will appear
  1427.   reminding you that they have been removed.  Pressing <F4> again will re-
  1428.   include the name in your report if you made a mistake.  Because of this
  1429.   delete feature, you may want to browse your FlexiList first.
  1430.  
  1431.   The "Exit" Option
  1432.  
  1433.      When you highlight "Exit" and press <Enter>, you will return to the
  1434.   FlexiList creation screen, and all of your item selections will still be
  1435.   in place.  So if your FlexiList doesn't come up the way you thought it
  1436.   would, you can try again without having to repeat the entire process.
  1437.   Pressing <Esc> returns you to the main menu without saving your current
  1438.   settings.
  1439.  
  1440.  
  1441.   The Tools Menu
  1442.  
  1443.      The Tools menu provides access to several helpful utilities designed to
  1444.   help you maintain and organize your data.  Study carefully the following
  1445.   discussion of each Tools Menu option.
  1446.  
  1447.   The "Change Passwords" Option
  1448.  
  1449.      FCS can store up to four passwords.  These passwords restrict access to
  1450.   contribution options, the notes you have written, and the passwords
  1451.   themselves.  Passwords can be up to seven characters long and are not case
  1452.   sensitive.  If you do not use passwords, FCS will never ask for one.  But
  1453.   if you do need them, FCS will ask you to enter a password when starting the
  1454.   program.  The user will only be given access to those items authorized by
  1455.   his or her password.  The password remains in effect until you exit FCS.
  1456.  
  1457.      Note that password protection schemes are best regarded as "keeping
  1458.   honest people honest."  Experienced computer "hackers" will probably be
  1459.   able to get at the data if they really want to.
  1460.  
  1461.   The "Customize FCS Screen 1" Option
  1462.  
  1463.      Now, take a look at the first customizing screen.
  1464.  
  1465.      Part of the power of FCS is that it can bend to fit your particular
  1466.   denomination's language.  If your fellowship or denomination has "Elders,"
  1467.   you can tell FCS to call them "elders" through the "Customize FCS Screen 1"
  1468.   option.  Be certain that you customize FCS to fit your needs; this will
  1469.   greatly enhance its user-friendliness.  Don't be intimidated by the options
  1470.   screen.  Step through each option one at a time, changing only what you
  1471.   want to change.  When you're finished, press <F10> to save your changes.
  1472.   Let's examine the possibilities.
  1473.  
  1474.   User Defined Titles
  1475.  
  1476.      There are several fields of data that can be user defined.  By default,
  1477.   they are named "Male," "Single," "Adult," "Guardian," "Retired,"
  1478.   "Student," "Shut In," "Teacher," "Deacon," "Pastor," "Baptized," and
  1479.   "Confirmed."  If you change them here, they will be correctly changed
  1480.   throughout the entire system.
  1481.  
  1482.   Custom Heading
  1483.  
  1484.      This heading appears only when printing donation reports for
  1485.   contributors.  Since this may be one of the more "official" forms of
  1486.   output, you should enter your church heading in this block.  The heading
  1487.   doesn't have to be centered as it will be left justified on the report.
  1488.  
  1489.   Change Path/File Name When Creating Reports
  1490.  
  1491.      By default, FCS will store all reports generated to a file in a
  1492.   subdirectory called C:\FCS\Reports.  If you want FCS to ask you for a
  1493.   file name and directory path each time you generate a report as a file,
  1494.   enter a "Y" in this field.
  1495.  
  1496.   Report Path
  1497.  
  1498.      By default, the report path is C:\FCS\Reports, but you may change it to
  1499.   any path you wish.  FCS will not allow you to leave this field until it
  1500.   contains a valid DOS path.
  1501.  
  1502.   Browse Screen Type
  1503.  
  1504.      The Family Module can be displayed in three different formats.  Choose
  1505.   one that will be most helpful to you.  For example, if you wish to review
  1506.   your notes, select "N" for "Notes."  If you desire, FCS can expand the
  1507.   lower part of the screen (browse area) to include the middle portion of
  1508.   the screen.  This is called the "Big Browse" mode.  By default, FCS is set
  1509.   to "P" and displays often needed information on persons assigned to the
  1510.   family.  Experiment with each screen type to see which one is most useful.
  1511.  
  1512.   Do People Pledge?
  1513.  
  1514.      If your church uses a "pledge" type stewardship program, set this option
  1515.   on.  If "Y" (on), this will force FCS to inquire about pledges every time
  1516.   you update your contributions.  Since many churches only pledge at the
  1517.   beginning of the year, they will probably want to turn this option on,
  1518.   enter all their pledges, then turn it off.  With "N" (off) FCS will still
  1519.   handle the pledges properly.  (Setting this option on slows the
  1520.   contribution update process.)
  1521.  
  1522.   Record Check Numbers
  1523.  
  1524.      If you want to keep track of contributor check numbers, set this option
  1525.   on with "Y". (Again, setting this option on slows the contribution update
  1526.   process.)  If not, turn it off with "N".
  1527.  
  1528.   Use Jobs Module
  1529.  
  1530.      If you type a "Y" in this field, FCS will automatically load the Jobs
  1531.   Sub-Module.  Many   churches, particularly larger ones, will find this
  1532.   sub-module quite helpful in tracking each person's abilities, talents, and
  1533.   interests.  The Jobs Sub-Module comes "loaded" with several job titles.
  1534.   (See the Jobs Sub-Module discussion in this manual for more details.)
  1535.  
  1536.   Label File Name
  1537.  
  1538.      When printing mailing labels, the output is normally sent to a printer.
  1539.   FCS supports LPT1, LPT2, LPT3, COM1, and COM2.  If you need to send your
  1540.   labels to a file, enter a file name in this field.  The Labels Set-Up
  1541.   Sub-Module will replace "COM2" with "FILE."  Then if you select "FILE" as
  1542.   your output, FCS will create one for you using the specified name.
  1543.  
  1544.   Attendance Module Custom Options
  1545.  
  1546.      There are several possible configurations for the attendance module.  You
  1547.   can use two of the rows to document pastor and deacon visits; you can
  1548.   change the titles of the third and fourth activities (rows); and if your
  1549.   church year doesn't begin on January 1, you can adjust FCS to fit your
  1550.   calendar.
  1551.  
  1552.     -  Weeks Offset from January
  1553.  
  1554.      If your church year begins on a date other than January 1, you will
  1555.   need to indicate that to FCS.  This is done by telling FCS how many weeks
  1556.   it will take to get to January 1.  For example, if your church year begins
  1557.   October 1, enter a "13" in this field, because it takes 13 weeks to get to
  1558.   January 1.  If your church year begins in July, enter a "26" in this field.
  1559.  
  1560.     -  Use Row 3/4 For Visits
  1561.  
  1562.      If you want to track deacon and pastor visits with the third and fourth
  1563.   attendance rows, enter a "Y" in one or both of these blocks.  If you answer
  1564.   "N," you can use these two rows for any activity.
  1565.  
  1566.     -  Row 3/4 Titles
  1567.  
  1568.      If you are tracking pastoral visits, this is where you would change
  1569.   row three or four to something more descriptive:  "Pstrl Visit."  If you
  1570.   aren't tracking visits at all, you may still want to change one or both
  1571.   rows to suit your needs:  "Bible Study," "Fam Night," etc.
  1572.  
  1573.   The "Customize FCS Screen 2" Option
  1574.  
  1575.      The second customizing screen allows you to define the titles and
  1576.   corresponding abbreviations used to describe a person's relationship to the
  1577.   church and Sunday School.  While one denomination may use the word
  1578.   "member," another group may use "communicant" or "participant."  FCS allows
  1579.   you to define the terms that will be used in the personal information area
  1580.   of the family information screen.  However, the default terms may be wholly
  1581.   acceptable.
  1582.  
  1583.   Abbr   Church Relationship          Abbr   SS Relationship
  1584.  
  1585.      M   Active Church Member            M   Active Sunday School Member
  1586.      I   Inactive Church Member          I   Inactive Sunday School Member
  1587.      F   Former Church Member            F   Former Sunday School Member
  1588.      R   Regular Church Attender         R   Regular Sunday School Attender
  1589.      P   Church Prospect                 P    Sunday School Prospect
  1590.  
  1591.           You can only use an abbreviation once per group.
  1592.  
  1593.  
  1594.   The "Import SDF Data" Option
  1595.  
  1596.      Data is imported only when you are converting data from another church
  1597.   software package such as Church Shareware Software (CSS version 3).  The
  1598.   conversion program will create four files ending with "SDF."  These files
  1599.   are then imported into FCS with this option.  Please inquire about
  1600.   converting your data from other church management software.  The conversion
  1601.   process  normally takes only a few minutes. Detailed information is pro-
  1602.   vided with each conversion program ordered.
  1603.  
  1604.  
  1605.   The "Backup Data to Floppy Disk" Option
  1606.  
  1607.      FCS's backup procedure is quick and easy.  It provides a painless way to
  1608.   safeguard all of your important data.  All data files are compressed into
  1609.   a single file called FCSData.Fex, then copied to the drive which you've
  1610.   specified.  A spare copy of the FCSData.Fex file is also left in the FCS
  1611.   subdirectory.  You will be prompted to provide an appropriate name for this
  1612.   diskette.
  1613.  
  1614.      I highly recommend using four backup disks--one for each week of the
  1615.   month. Use these same for disks each month, always using the oldest dated
  1616.   disk for the backup.  I would also run the backup procedure immediately
  1617.   after printing individual donation reports.
  1618.  
  1619.   The "Restore Data From a Floppy" Option
  1620.  
  1621.      PLEASE READ THE FOLLOWING INFORMATION CAREFULLY AND BE CERTAIN YOU
  1622.   UNDERSTAND IT.  FCS will only operate from a hard drive.  If you restore
  1623.   data from a floppy disk, the data on that disk will overwrite the FCS data
  1624.   on the hard drive.  For this reason, you should do a backup just before
  1625.   running the restore option just in case you need that data again.  If you
  1626.   don't do this that data is gone forever.  (The restore option is especially
  1627.   handy if you're using FCS on more than one computer.)  It is wise to have
  1628.   four different weekly backup disks clearly labeled by date.  Use the oldest
  1629.   dated disk for this backup.
  1630.  
  1631.   The "Change Common/Other Printer Codes" Options
  1632.  
  1633.      FCS readily supports Epson and IBM compatible printers--by far the most
  1634.   commonly used.  These two options will allow you to specify codes and
  1635.   commands for other printers, particularly laser printers.  When the printer
  1636.   set-up screen appears, you can select these commands by highlighting
  1637.   "Codes," pressing <Enter>, highlighting "Your Codes," and pressing <Enter>
  1638.   again.  Only users with a thorough knowledge of printer commands should
  1639.   utilize these options.  See the on-screen instructions for additional
  1640.   details.  By default, FCS loads commands for an HP Laserjet III.
  1641.  
  1642.   The "Sort and Optimize Data" Option
  1643.  
  1644.      This allows FCS to reorganize its data files for more efficient
  1645.   processing.  Use this option periodically (monthly).
  1646.  
  1647.   The "Create Zip+4 Postal File" Option
  1648.  
  1649.      This option is provided for those that do bulk mailings on a regular
  1650.   basis and want to take advantage of the Zip+4 bar coded rate.  You can
  1651.   receive about two cents off each piece if you add the +4 to the zip codes
  1652.   and print the postal bar code for the post office.  This not only helps the
  1653.   post office, but it speeds your mail through the system as well.  Before
  1654.   running this option, you should ascertain that your address information is
  1655.   as accurate as possible.  Normally, the post office will convert the 5
  1656.   digit zips to the zip+4 format only once.
  1657.  
  1658.      When you highlight this option and press <Enter>, FCS will create a file
  1659.   named ZipPlus.Old that contains your mailing data.  (You have the option of
  1660.   excluding those assigned to mail list 4.)  The file will be copied to a
  1661.   floppy disk, and a letter will be created containing all of the information
  1662.   required by the postal service (PS form 5603).  When the disk returns, make
  1663.   sure it contains the file named ZipPlus.New.  You may need to rename the
  1664.   file if the post office gave the file a different name.  Without the
  1665.   ZipPlus.New file, FCS cannot use the new data.
  1666.  
  1667.   The"Import Zip+4 Postal File" Option
  1668.  
  1669.      Important!  Before you run this option you should do a backup.  This
  1670.   automatically updates your mailing data and adds the +4 to your zip codes.
  1671.   All you have to do is insert the floppy disk returned from the post office
  1672.   and execute this option.  Scan through your data to be sure your zip codes
  1673.   were modified properly.
  1674.  
  1675.   Sub-Modules
  1676.  
  1677.      FCS has four sub-modules, so called because they can appear while a user
  1678.   is working within one of the main menu modules.  Each sub-module has a
  1679.   unique screen and list of options.  What follows is a discussion of each of
  1680.   these sub-modules.
  1681.  
  1682.   The "Printer Set-Up" Sub-Module
  1683.  
  1684.      All FCS output can be sent to a printer or to a file.  The user controls
  1685.   this output through a printer set-up sub-module.  When you request that FCS
  1686.   print a FlexiList, a family data sheet, a donation statement, etc., you
  1687.   will be presented with the printer set-up screen.
  1688.  
  1689.      One of the most common ways to invoke the printer set-up screen is by
  1690.   pressing <F8> from the family information screen.  When you choose to send
  1691.   data to a file, FCS will display the same information to the screen as long
  1692.   as the file is small (under 40K).  If the file is larger than 40K, it will
  1693.   not be displayed; however, it can still be loaded into your favorite word
  1694.   processor for viewing and editing.  Normally, file output will be sent to
  1695.   the C:\FCS\Reports subdirectory, but you may change this if you wish
  1696.   through the Tools Menu.  The left and right arrow keys will allow you to
  1697.   choose from several options.
  1698.  
  1699.   The "Paper Size" Option
  1700.  
  1701.      FCS has the two most commonly used paper sizes readily available.
  1702.   However, a custom page layout is available for unusual situations.  You
  1703.   may find it helpful to use the "Custom Size" option when printing with a
  1704.   laser printer.  (Try setting the page width to 80, length to 60, left
  1705.   margin to 10, top margin to 0, and bottom margin to 0.)
  1706.  
  1707.   The "Eject Paper" Option
  1708.  
  1709.      This option allows you to specify when FCS ejects a page:  before
  1710.   printing, after printing, before and after printing, or neither.
  1711.  
  1712.   The "Printer Port" Option
  1713.  
  1714.      FCS supports LPT1, LPT2, LPT3, COM1, and COM2.  If you use two printers,
  1715.   you can tell FCS which printer should receive output.  For convenience,
  1716.   FCS remembers the last printer port setting.
  1717.  
  1718.   The "Codes" Option
  1719.  
  1720.      FCS readily supports Epson and IBM compatible printers, including color
  1721.   printers.  Most printers emulate one or both of these standards.  Check
  1722.   your printer manual if you're not sure about your particular printer.
  1723.  
  1724.   The "Output" Option
  1725.  
  1726.      The output can be sent to the printer or to a file.  If you select
  1727.   "Make/Edit File" and the file is small (under 40K), it will also be
  1728.   displayed to the screen.
  1729.  
  1730.   The "Label Set-Up" Sub-Module
  1731.  
  1732.      The label set-up screen appears whenever you tell FCS you want your
  1733.   output in labels.  It works similarly to the printer set-up sub-module
  1734.   described above, but there are some different options.
  1735.  
  1736.   The "Size of Labels" Option
  1737.  
  1738.      FCS supports a wide variety of label sizes.  The most commonly used
  1739.   labels, 3 1/2 x 15/16   and 4 x 1 7/16, are readily available.  If you need
  1740.   another size, simply highlight the "Custom Size" sub-option and press
  1741.   <Enter>.  This is handy when printing directly to continuous form post
  1742.   cards.
  1743.  
  1744.   The "Labels Across" Option
  1745.  
  1746.      I recommend using label sheets that are one or two across.  If you
  1747.   attempt to print more than two labels across on a regular carriage dot
  1748.   matrix printer, the text will "wrap."  You must have a wide carriage
  1749.   printer to print three labels across.  A special option is available for
  1750.   printing three labels across on the HP Laserjet.  Use Avery 5160 labels
  1751.   if you wish to utilize this option on a laser printer.  (Bar codes are
  1752.   only supported on printers using IBM graphics codes.)
  1753.  
  1754.   The "Port" Option
  1755.  
  1756.      FCS supports LPT1, LPT2, LPT3, COM1, and COM2.  If you want to send label
  1757.   data to a file, you must specify the file name through the Tools Menu.
  1758.   If you have entered a file name in the "Customize FCS Screen 1," "COM2"
  1759.   will be replaced with the word "FILE" in the label set-up screen.  If you
  1760.   choose "File," the labels will be sent to the file which you specified.
  1761.   Again, for convenience, FCS remembers the last printer port setting.
  1762.  
  1763.   The "Name Printed" Option
  1764.  
  1765.      FCS allows you to specify which name will appear on the mailing label.
  1766.   Generally, you will use the "Label Name" sub-option, because most of your
  1767.   mail is probably directed to everyone in the house.  But sometimes you
  1768.   may wish to direct the mail to a particular person.  If so, you can
  1769.   choose the "First Name" or "Goes By" name sub-option.
  1770.  
  1771.   The "Bars/CR" Option
  1772.  
  1773.      FCS will print postal bar codes or carrier routes or neither on your
  1774.   labels.  Bar codes and carrier routes can save you money and will help
  1775.   speed your mail as well.  By taking advantage of the Zip+4/Bar coded
  1776.   rate, you can realize a savings of about two cents per piece per bulk
  1777.   mailing.  Bar codes can only be printed on printers supporting IBM
  1778.   graphics.
  1779.  
  1780.   The "Align" Option
  1781.  
  1782.      Highlight the word "Align" by using the left and right arrow keys, then
  1783.   press <Enter>.  This allows you to check your settings before you begin
  1784.   printing labels.  If the alignment is off, adjust your settings, and try
  1785.   again.
  1786.  
  1787.   The "Merge Printing" Sub-Module
  1788.  
  1789.      FCS can merge any of the data on the family information screen into
  1790.   templates which you create.  These templates are form letters with "blanks"
  1791.   left in them.  Since you can specify virtually any paper size and insert
  1792.   database information anywhere you wish, the templates can also be used for
  1793.   Rolodex cards and a host of other uses.
  1794.  
  1795.   Creating a New Merge Template
  1796.  
  1797.      To create a new merge template, enter the family information module.
  1798.   Then, follow these steps.
  1799.  
  1800.        1.  Press <F7> to access the merge print menu.
  1801.        2.  Press <F2> to add a new merge template.  Type in a descriptive
  1802.            title for your template and press <Enter>.
  1803.        3.  Type your letter.  By pressing <F1> and <F2>, you can access help
  1804.            for inserting specific items of data and controlling your printer.
  1805.  
  1806.   All codes must be enclosed between a less than ("<") and a greater
  1807.   than (">") symbol.  When you're finished, press <F10>.
  1808.     ---------------------------------------
  1809.     A typical template might look like this:
  1810.     ---------------------------------------
  1811.                                                               <DATE>
  1812.     Your Church Name
  1813.     123 Main Street
  1814.     Anytown, ST  12345-1234
  1815.  
  1816.     <1>
  1817.     <3>
  1818.     <4->, <5>  <6>
  1819.  
  1820.     Dear <25->,
  1821.  
  1822.        We were delighted to receive you into the membership of our
  1823.   congregation this past Sunday.  Unless it is inconvenient, I would like
  1824.   to stop by to visit with you this Friday evening.
  1825.  
  1826.     In Christ's Service,
  1827.  
  1828.     Pastor Jones
  1829.  
  1830.   ----------------------------------------------------------------------------
  1831.     Notice the dash ("-") added after two of the item numbers (<4-> & <25->).
  1832.   The dash removes the "trailing" spaces.  If no dash had been used after item
  1833.   <25>, the salutation would have been printed "Dear Frank     ," (note the
  1834.   spaces between "Frank" and the comma).  When this "Welcome New Member"
  1835.   template is merged, it will appear like this:
  1836.   ----------------------------------------------------------------------------
  1837.  
  1838.                                                               June 6, 1993
  1839.     Your Church Name
  1840.     123 Main Street
  1841.     Anytown, ST  12345-1234
  1842.  
  1843.     Frank Newbody
  1844.     510 W Third Street
  1845.     Anytown, ST  12345-2233
  1846.  
  1847.     Dear Frank,
  1848.  
  1849.        We were delighted to receive you into the membership of our
  1850.   congregation this past Sunday.  Unless it is inconvenient, I would like
  1851.   to stop by to visit with you this Friday evening.
  1852.  
  1853.     In Christ's Service,
  1854.  
  1855.     Pastor Jones
  1856.  
  1857.  
  1858.      Before the merged letter is actually printed, you will see the printer
  1859.   set-up screen.  Again, it will "remember" the settings for each
  1860.   respective template.  So once you set the printing sub-options for a
  1861.   particular template, you won't have to remember these settings again.
  1862.   (Since, you can print a single merge letter from the Family Module, I
  1863.   advise you to do so before any mass printing to verify the output.)
  1864.  
  1865.   The "Jobs" Sub-Module
  1866.  
  1867.      The Jobs Sub-Module allows you to track the level of involvement for 150
  1868.   distinct activities.  Each person can be flagged as Active, Experienced, or
  1869.   Interested for each "job."  To access the Jobs Sub-Module, simply press
  1870.   <F7> from any individual's personal information area.  Once inside the Jobs
  1871.   Sub-Module, you can locate a particular "job" by typing the first letter of
  1872.   the word.  Press the letter again to find the next job beginning with that
  1873.   letter.  Of course, you can also use the arrow keys to scroll through the
  1874.   jobs.  The Jobs Sub-Module can be helpful when workers are needed to fill
  1875.   a vacancy in the church.  You can turn off the Jobs Sub-Module option if
  1876.   you desire.
  1877.  
  1878.   Editing Job Titles:  <F3>
  1879.  
  1880.      Several job titles have been entered for you, but you can change any of
  1881.   them and include some of your own.  Simply highlight the job you want to
  1882.   edit and press <F3>.  When you are finished, press <Enter>.
  1883.  
  1884.   Changing Job Status:  <F4>, <F5>, <F6>, <F7>
  1885.  
  1886.      Changing an individual's job status is quick and easy.  Press <F5> to
  1887.   flag the person as "Active," press <F6> to flag the person as
  1888.   "Experienced," and press <F7> to flag the person as "Interested."
  1889.   Pressing <F4> will clear the status for a particular job/activity.  Notice
  1890.   that the total number of persons flagged for a particular job is adjusted
  1891.   each time you update an individual's status.  (Leave the status blank if
  1892.   the person isn't interested in a particular activity.)
  1893.  
  1894.   Printing a Jobs-Talents Report:  <F8>
  1895.  
  1896.      Press <F8> to print a jobs-talents report for the individual.  If you
  1897.   want to print a job/talents sheet for a particular group of individuals,
  1898.   use the "Reports" option after generating a FlexiList for the particular
  1899.   group.  Please examine the following sample report.
  1900.  
  1901.   Jobs-Talents Report
  1902.  
  1903.     Jobs and Talents Sheet Printed on 06/10/1993
  1904.  
  1905.     Jack E Burnett
  1906.  
  1907.     A=Active, E=Experienced, I=Interested
  1908.  
  1909.   1  ---- Education -----   51 ---- Child Care ----  101 ....................
  1910.   2  Teacher.............A  52 Nursery Worker......E 102 ....................
  1911.   3  Substitute Teacher..E  53 Preschool Worker....E 103 ....................
  1912.   4  Clerk...............   54 ....................  104 ....................
  1913.   5  Director............   55 ....................  105 ....................
  1914.   6  Administration......   56 ....................  106 ....................
  1915.   7  Vacation Bible Sch..A  57 ....................  107 ....................
  1916.   8  Library.............   58 ....................  108 ....................
  1917.   9  ....................   59 ....................  109 ....................
  1918.   10 ....................   60 ---- Youth Work ----  110 ------ Groups ------
  1919.   11 ....................   61 Evening Groups......  111 Youth...............
  1920.   12 ....................   62 Athletics...........  112 Single Adults.......A
  1921.   13 ....................   63 Camping.............I 113 Married Couples.....
  1922.   14 ....................   64 ....................  114 Men's Organizations.
  1923.   15 -----  Music  ------   65 ....................  115 Women's Organizatio.E
  1924.   16 Choir...............I  66 ....................  116 Senior Groups.......
  1925.   17 Handbell Choir......   67 ....................  117 ....................
  1926.   18 Soloist.............   68 ....................  118 ....................
  1927.   19 Pianist.............   69 ....................  119 ....................
  1928.   20 Organist............   70 ....................  120 ....................
  1929.   21 String Instrument...A  71 ....................  121 ....................
  1930.   22 Other Instrument....   72 ....................  122 ....................
  1931.   23 Sound Equipment.....   73 ....................  123 ....................
  1932.   24 ....................   74 ....................  124 ....................
  1933.   25 ....................   75 ---- Office Help----  125 ------ Worship -----
  1934.   26 ....................   76 Typing..............  126 Usher...............
  1935.   27 ....................   77 Mailing.............  127 Greeter.............
  1936.   28 ....................   78 Telephoning.........  128 Reader..............
  1937.   29 ....................   79 Computer Expert.....  129 Baptism Assistant...
  1938.   30 ----- Outreach -----   80 Word Processing.....  130 ....................
  1939.   31 Visit Church Members   81 Newsletter Support..  131 ....................
  1940.   32 Visit Prospects.....   82 ....................  132 ....................
  1941.   33 Visit Shadowiness...   83 ....................  133 ....................
  1942.   34 Telephone Visitors..   84 ....................  134 ....................
  1943.   35 Evangelism..........   85 ....................  135 ....................
  1944.   36 Hospital Visitation.   86 ....................  136 ....................
  1945.   37 Work with Seniors...   87 ....................  137 ....................
  1946.   38 Drive Church Bus....   88 ....................  138 ....................
  1947.   39 Transportation......   89 ....................  139 ....................
  1948.   40 Assist Missions.....   90 --- Bldg/Grounds----  140 ------ Special -----
  1949.   41 Backyard Bible Grp..   91 Carpentry...........  141 Provide Flowers.....A
  1950.   42 Prison Ministry.....   92 Electrical..........  142 Decorate............
  1951.   43 ....................   93 Painting............  143 Kitchen Help........
  1952.   44 ....................   94 Plumbing............  144 Sewing..............E
  1953.   45 ....................   95 Lawn Care...........  145 Pastoral Help.......A
  1954.   46 ....................   96 Snow Removal........  146 Blood Donor.........A
  1955.   47 ....................   97 ....................  147 ....................
  1956.   48 ....................   98 ....................  148 ....................
  1957.   49 ....................   99 ....................  149 ....................
  1958.   50 ....................   100 ...................  150 ....................
  1959.  
  1960.  
  1961.   Errors
  1962.  
  1963.      FCS has been tested extensively.  However, if you receive an error
  1964.   message and the program aborts, important information will be saved in a
  1965.   file named Error.Log in the FCS subdirectory.  If you don't know why the
  1966.   error occurred, contact me as soon as possible.  If you call, please have
  1967.   this Error.Log file accessible.  If you wish to write instead, simply
  1968.   include a copy of this file on a floppy along with an outline of what you
  1969.   were doing at the time.
  1970.  
  1971.      If you get an error message or the program is working abnormally, please
  1972.   delete the index files using the following DOS command:
  1973.  
  1974.                       DEL C:\FCS\*.CMX
  1975.  
  1976.      If the problem persists, contact me at (307) 632-3317 (MST).
  1977.  
  1978.  
  1979.   Registration Information
  1980.  
  1981.      You have permission to use the Flexible Church System for thirty days for
  1982.   evaluation purposes.  If you need more time, please call or write for an
  1983.   extension.  I hope you enjoy using the program and hope it makes your
  1984.   ministry more effective.  After all, making your ministry more effective is
  1985.   one of the goals of this ministry.  Your support is greatly appreciated.
  1986.  
  1987.      To register, print a copy of the registration form at the FCS Exit menu.
  1988.   I recommend donating one dollar per member.  My recommended minimum is 50.00
  1989.   dollars.  You may want to simply take up a love offering.  Please pray about
  1990.   this matter, I am trusting God to guide you.
  1991.  
  1992.      If you know others that might want to try this program, please feel free
  1993.   to make copies of the disk.
  1994.  
  1995.      I also have a budgeting program that is very helpful to the church
  1996.   treasurer or financial secretary.  Call or write if you would like to try
  1997.   this program.
  1998.  
  1999.      I plan on modifying FCS soon to make it run in "Protected mode" (386-486)
  2000.   to significantly speed up the program.
  2001.  
  2002.      If you call or write, I will send the latest version and a manual so you
  2003.   can do a better evaluation.
  2004.  
  2005.   Cedric Fairweather, 4318 Ocean Ave, Cheyenne, Wyoming 82001-2021
  2006.  
  2007.   (307) 632-3317
  2008.